Pourquoi la vente de vendredi n'arrive pas dans le compte comme celle de mardi

Un bon samedi, une paie le mercredi, et pourtant le compte est plus mince que prévu. Le commerçant appelle son fournisseur, convaincu qu'un dépôt manque. Neuf fois sur dix, rien ne manque : l'argent est en route, et il suit un calendrier que personne ne lui a expliqué.

Entre le moment où le client tape sa carte et celui où l'argent apparaît dans votre compte, il y a deux horloges. Vous contrôlez la première. Pas la seconde.

La première horloge : la fermeture de lot

Pendant la journée, vos transactions s'accumulent dans un lot ouvert. Elles sont autorisées, mais elles n'ont pas encore été soumises. La fermeture de lot est l'opération qui envoie ce paquet au traitement, à la compensation et au versement des fonds.

Tant que le lot n'est pas fermé, rien ne bouge. C'est le point le plus important de tout cet article, et c'est aussi celui qui explique la majorité des dépôts « manquants ».

Sur un compte Clover, la fermeture peut se faire manuellement depuis l'appareil, avec l'application Fermeture, ou automatiquement à une heure programmée dans le tableau de bord. Avant de fermer, vous pouvez consulter et imprimer les totaux du lot, les totaux par type de carte et les totaux par employé.

Vérifiez deux choses aujourd'hui : à quelle heure votre fermeture automatique est réglée, et si elle tombe après la fin de votre service. Un commerce dont la fermeture est programmée avant le dernier client soumet chaque soir un lot incomplet, et repousse le reste au lendemain.

La seconde horloge : le système bancaire

Une fois le lot soumis, l'argent doit encore voyager. Au Canada, la vaste majorité des paiements courants, dépôts directs compris, sont compensés par le système de paiement de détail par lots exploité par Paiements Canada.

Ce système fonctionne par jours ouvrables. Les institutions qui compensent directement maintiennent des comptes de règlement à la Banque du Canada, et le règlement des soldes nets de la veille s'effectue le matin de chaque jour ouvrable.

Voilà pourquoi le calendrier compte plus que le nombre de jours. Un samedi et un dimanche ne sont pas des jours ouvrables. Un jour férié non plus. Une vente du vendredi soir et une vente du mardi midi ne parcourent pas la même distance, même si le délai annoncé est identique.

Comptez en jours ouvrables, jamais en jours de calendrier. C'est la seule façon de prévoir juste autour d'un long congé.

Ce que ça change pour une entreprise saisonnière

Les commerces les plus exposés sont ceux dont les ventes se concentrent sur quelques jours : une terrasse en canicule, une boutique avant les fêtes, un garage à la période des pneus, un salon avant un long week-end.

Le piège est toujours le même. Le gros des encaissements tombe pendant une fin de semaine ou un congé, alors que les sorties d'argent, elles, ne prennent pas congé : la paie, les fournisseurs, le loyer. Vous encaissez beaucoup et vous manquez de liquidités la même semaine.

Deux gestes suffisent à désamorcer ça. D'abord, avant chaque long congé, regardez votre calendrier de dépôts et repérez la journée où le compte sera le plus bas. Ensuite, si vous avez une sortie importante, déplacez-la d'un ou deux jours ouvrables plutôt que d'espérer que le dépôt arrive à temps.

Rapprocher les dépôts, sans y passer la soirée

Une erreur fréquente en comptabilité consiste à comparer les ventes d'une journée au dépôt reçu ce jour-là. Les deux ne correspondront jamais, parce qu'ils portent sur des périodes différentes.

La bonne méthode consiste à rapprocher chaque dépôt bancaire du rapport de lot correspondant. Un dépôt vient toujours d'un lot précis, et le rapport de ce lot vous donne le montant brut, ce qui a été déduit, et les employés concernés. Votre comptable préférera de loin cette façon de faire, et elle rend les fins de mois beaucoup plus rapides.

Gardez aussi à l'esprit que les remboursements et les ajustements circulent séparément des ventes. Un dépôt plus petit que prévu s'explique souvent par un remboursement émis deux jours plus tôt.

Les questions à faire confirmer par écrit

• Quel est mon calendrier de versement, exprimé en jours ouvrables à partir de la fermeture de lot ?
• Y a-t-il une heure limite de soumission après laquelle un lot compte pour le jour ouvrable suivant ?
• Comment les jours fériés sont-ils traités, et lesquels s'appliquent à mon compte ?
• Où puis-je consulter moi-même l'état de mes versements sans appeler ?

Ces réponses tiennent en un courriel, et elles valent la peine d'être imprimées et rangées avec vos ententes. Le jour où un dépôt semble manquer, vous saurez en trente secondes s'il y a réellement un problème ou si c'est simplement le calendrier qui fait son travail.