Louer ou acheter son terminal de paiement : ce qu'il faut vérifier avant de signer

Un nouveau terminal de paiement arrive presque toujours au même moment : l'ancien terminal tombe en panne, l'entreprise déménage, ou vous ouvrez un deuxième point de vente. La question se pose alors rapidement. Faut-il acheter l'appareil une fois pour toutes, ou le louer avec un paiement mensuel ? Il n'existe pas de bonne réponse universelle. Le bon choix dépend de vos liquidités, de la durée pendant laquelle vous comptez garder l'appareil et de ce que le contrat de location prévoit réellement, une fois qu'on le lit en entier.

Acheter un terminal, qu'il s'agisse d'un appareil portatif comme le Clover Flex ou d'un terminal de comptoir comme l'Ingenico Desk 5000, veut dire payer le prix en une seule fois et en devenir propriétaire dès la transaction. Louer veut dire verser un montant fixe chaque mois à l'entreprise qui reste propriétaire de l'appareil, dans le cadre d'un contrat qui précise sa durée et ce qui se passe à son échéance.

Ce que l'achat implique concrètement

Acheter donne la propriété immédiate de l'appareil. Le coût est réglé une fois, puis étalé dans vos livres comptables sous forme d'amortissement plutôt que déduit en entier l'année de l'achat. Selon la Banque de développement du Canada (BDC), il revient le plus souvent moins cher d'acheter dès le départ que de louer en vue d'acheter plus tard. L'achat donne aussi accès à de l'équipement usagé ou remis à neuf, une option que la location, réservée le plus souvent au matériel neuf, n'offre généralement pas.

La contrepartie, c'est que l'entretien et le remplacement en cas de bris reviennent à vous, et non à un locateur. Il faut aussi sortir la somme complète au moment de l'achat, ce qui peut peser sur la trésorerie d'un commerce qui démarre ou qui traverse une période serrée.

Ce que la location implique concrètement

Louer répartit le coût en versements mensuels prévisibles, ce qui met moins de pression sur les liquidités, en particulier pour une entreprise instable ou en forte croissance, selon BDC. L'entretien et la réparation reviennent généralement au locateur, ce qui convient bien à une entreprise qui a peu de ressources internes pour s'en occuper. La location se prête aussi mieux à un équipement dont la durée de vie utile est courte ou qui nécessite des mises à niveau fréquentes, ce qui peut être le cas d'un terminal qui doit suivre les évolutions de sécurité des cartes.

En revanche, vous ne devenez jamais propriétaire de l'appareil sauf si le contrat prévoit une option d'achat, et le total payé sur toute la durée du contrat dépasse souvent le prix d'achat initial. Certains commerces combinent les deux approches : louer le matériel neuf que la clientèle voit au comptoir, et acheter en occasion ce qui reste à l'arrière-boutique.

Ce que la loi exige d'un contrat de location au Québec

Le Code civil du Québec impose des obligations de base à toute location d'un bien meuble, peu importe sa durée. Le locateur doit fournir un appareil en bon état et vous laisser l'utiliser pendant toute la durée prévue. Vous devez de votre côté payer le loyer à temps et utiliser l'appareil avec soin, selon Éducaloi.

Pour les contrats de quatre mois ou plus, deux clauses reviennent souvent et méritent une lecture attentive. La clause d'option d'achat vous donne la possibilité d'acheter l'appareil loué à la fin du contrat, à un prix déterminé d'avance. La clause de valeur résiduelle garantie vous engage à ce que l'appareil conserve, à la fin de la location, une valeur minimale prévue au départ, ce qui peut se traduire par des frais si l'usure dépasse ce qui était prévu. Dès qu'une de ces deux clauses figure au contrat, la loi exige que le contrat soit écrit, et non seulement verbal ou entendu par courriel.

Le traitement fiscal n'est pas identique

Un appareil acheté est une dépense en capital. Elle ne se déduit pas en entier l'année de l'achat, mais s'étale sur plusieurs années sous forme de déduction pour amortissement, selon le guide de Revenu Québec sur le sujet. Un paiement de location, lui, se traite généralement comme une dépense d'exploitation courante, déductible dans l'année où elle est versée. L'écart entre les deux peut avoir un effet réel sur votre déclaration de revenus d'entreprise, et vaut la peine d'être vérifié avec votre comptable avant de signer quoi que ce soit, plutôt qu'après.

Un prêt d'équipement bancaire reste aussi une troisième avenue, entre l'achat comptant et la location au fournisseur, pour une entreprise qui préfère financer l'appareil tout en en restant propriétaire dès le départ.

Les questions à poser avant de signer

• Qui est responsable de l'entretien et du remplacement en cas de bris : vous, ou le locateur ?
• Le contrat prévoit-il une option d'achat à la fin de la location, et à quel prix ?
• Y a-t-il une clause de valeur résiduelle garantie, et le contrat est-il écrit comme la loi l'exige dans ce cas ?
• Quel est le coût total sur toute la durée du contrat, comparé au prix d'achat de l'appareil neuf ?
• Dans quel état l'appareil doit-il être retourné à la fin, et quels frais s'appliquent si ce n'est pas le cas ?

Aucune de ces deux options n'est la bonne par défaut. Une entreprise établie avec des liquidités disponibles a souvent intérêt à acheter. Une entreprise en croissance qui préfère garder son argent pour autre chose, ou qui changera d'appareil dans un an ou deux, trouve souvent plus de sens à louer. Ce qui compte, c'est de répondre aux cinq questions ci-dessus avant de signer, pas après.